Digitaler Boardroom: Sicher, benutzerfreundlich und effizient

brainloop – Mag. Helmut Pöllinger / Silvia Halper

Die Arbeit des Aufsichtsrats hat sich dramatisch gewandelt: War dieses Gremium früher oft ein besseres Kaffeekränzchen, in dem das Abnicken & Einnicken dominierte, wird heute in den meisten Aufsichtsräten höchst professionell gearbeitet. Auch das Haftungsrisiko ist – wenngleich sich noch nicht alle Aufsichtsräte dessen bewusst sind! – größer geworden.

Die Informationsfülle nimmt stetig zu und Aufsichtsräte machen vermehrt von ihrem Recht Gebrauch, zusätzliche Informationen einzufordern. Auch die Sitzungsmappen nehmen an Umfang zu. Damit und durch den technischen Wandel sind auch die Anforderungen an die Aufsichtsrats-Kommunikation deutlich gestiegen. Digitale Kommunikationslösungen erleichtern die Übermittlung, Sichtung und Kommentierung von Unterlagen im Vorfeld von Sitzungen. Diese Lösungen sollen gleichzeitig sicher und benutzerfreundlich sein und ein effizientes Arbeiten gewährleisten. Alle diese Anforderungen werden durch einen digitalen Boardroom erfüllt. Zu den größten Vorteilen eines solchen Datenraums gehört für Thomas Deutschmann, CEO der Brainloop AG, die Verfügbarkeit: “Im digitalen Boardroom sind alle für den Aufsichtsrat wichtigen Informationen jederzeit vorhanden. Damit kann man natürlich viel effizienter arbeiten als früher.” Brainloop ist der Spezialist für sichere Board-Kommunikation. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in München, das Österreich- und CEE Headquarter befindet sich in Wien.

“Wurden früher vor jeder Aufsichtsratssitzung dicke Stapel von Papier produziert, ist es heute viel einfacher”, betont auch Stefan Tsirtsonis, Executive Director IT, Portigon Financial Services GmbH: “Durch den Einsatz der digitalen Technik wird dieser Prozess enorm verschlankt.” Weil die Aufsichtsratsunterlagen immer umfangreicher werden, ist die Übermittlung per E-Mail kaum mehr praktikabel, die Kommunikation über Fax oder Botendienst ist viel zu unsicher, um sie für höchst sensible Daten wie eben Aufsichtsratsunterlagen zu verwenden. “Daher ist ein sicherer digitaler Datenraum heute die beste Lösung”, meint Dr. Peter Henning, Leiter Aufsichtsratsbüro und Mitherausgeber der Zeitschrift “BOARD”.

Neben Sicherheit und Effizienz bietet ein digitaler Boardroom noch weitere Vorteile: Die Sitzungsteilnehmer können von überall auf der Welt auf die digitale Sitzungsmappe zugreifen. Wenn nötig, kann sogar mobil abgestimmt werden. “Jeder Aufsichtsrat sieht auch gleich, ob er die aktuellen Unterlagen vor sich hat oder nicht”, ergänzt Deutschmann. “Usability und Sicherheit müssen kein Widerspruch sein”, meint der IT-Berater und ehemalige IT-Direktor und CISO Dr. Peter Davids: “An die nötigen Sicherheitsmerkmale – neben dem Passwort einen zusätzlichen PIN – haben sich Leute mittlerweile gewöhnt.”

Wie die digitale Aufsichtsrats-Kommunikation in der Praxis funktioniert, berichtet Christian Urich, Cost & Shares Service Center Management bei der Raiffeisen Zentralbank AG: “Mobile Kommunikation liegt einfach im Trend der Zeit. Wir versuchen, die gesamte Board-Kommunikation über das iPad laufen zu lassen.” Die Aufsichtsräte bringen am Tablet in den Unterlagen ihre individuellen Kommentare an, so ist schon vor den Sitzungen eine rege Diskussion möglich, was deren Effizienz deutlich steigert.

Hier das dazugehörige Video:

Mag. Helmut Pöllinger, MBA, ist Regional Vice President Sales / Geschäftsführer und Mag. Juergen Gaechter ist Sales Director der Brainloop Austria GmbH
Mehr zu Brainloop Austria: www.brainloop.com
Brainloop Austria ist Kooperationspartner von INARA.