Support für den Aufsichtsrat

Gabriele Bornemann

Die Betreuung eines Beirates oder Aufsichtsrats durch die Gesellschaft ist viel mehr als eine reine Sekretariatsfunktion. Zu Recht heißt diese Position Corporate Secretary. Denn ohne Wissen über das Unternehmen, dessen Strategie und Produkte sowie ohne rechtliches Wissen ist eine kompetente Unterstützung eines Aufsichtsrates nicht möglich.

Das Board Office, Status Quo großer Gesellschaften

Mit der Größe eines Unternehmens nimmt oft auch die Komplexität der Kontrollaufgaben zu. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn es sich um börsennotierte Unternehmen und / oder international besetzte Gremien handelt. In diesen Fällen sind oft eigene Stabsstellen, das sogenannte interne Aufsichtsratsbüro oder auch Board Office genannt, für die Vorbereitung und Betreuung des Aufsichtsrates verantwortlich. Im internen Aufsichtsratsbüro sind mehrere Mitarbeiter ausschließlich für die fachliche und organisatorische Betreuung des Aufsichtsrates verantwortlich. Das schafft effiziente Abstimmprozesse und spart Kosten.

Der Corporate Secretary, Schlüsselposition in der Gremienbetreuung

Nicht immer rechtfertigt die Betreuung der Aufsichtsorgane die Einrichtung einer eigenen Stabsabteilung. Dennoch braucht es einen Ansprechpartner, der sich um die organisatorischen und fachlichen Belange des Aufsichtsrates kümmert. Der Corporate Secretary versteht sich in erster Linie als Projektleiter für alle Anfragen des Aufsichtsrates. Diese Position wird oft durch die Vorstandsassistentin bzw. den Vorstandsassistenten, den Leiter bzw. die Leiterin der Rechtsabteilung oder den Leiter bzw. die Leiterin der Finanzabteilung bekleidet. Anfragen des AR werden strukturiert, an die jeweiligen Experten weitergeleitet, Antworten koordiniert und wieder an den AR „zurückgespielt“. Von entscheidender Bedeutung in der Qualität der Aufsichtsrats-Betreuung ist daher der Aufbau eines eigenen Netzwerkes von internen und externen Experten.

Distanz zur Unternehmensleitung, eine der größten Herausforderungen

Gerade bei eigenständigen Stabsabteilungen wie dem Board Office oder Corporate Secretary kann die Unterstützung per se nie frei von unternehmenseigenen Interessen sein. Der Interessenskonflikt ist bereits in der Organisationsstruktur des internen Aufsichtsratsbüros sowie des Corporate Secretary fest verankert und zwar  durch die disziplinarische Zuordnung an die Unternehmensleitung. Durch die damit verbundenen Insiderkenntnisse im Unternehmen wird dieser Nachteil zugleich auch zu einem großen Vorteil. Eine Auflösung des bestehenden Konfliktpotentials kann nur

a)     durch die fachliche und disziplinarische Zuordnung der Mitarbeiter an den Aufsichtsratsvorsitzenden oder

b)     durch Outsourcing der Tätigkeiten erreicht werden.

Das externe Aufsichtsratsbüro steht für Unabhängigkeit und Expertenwissen

Die Zusammenarbeit mit einem externen Aufsichtsratsbüro kann in der Verbindung mit einem Corporate Secretary ein pragmatischer Lösungsansatz sein.

Der Corporate Secretary steht für das erforderliche Insiderwissen und bringt in die Gremienbetreuung die Aspekte der Unternehmenskultur sowie das Produkt- und Marktwissen ein. Das externe Aufsichtsratsbüro sichert mit seinem Expertennetzwerk die rechtlichen und haftungsrelevanten Fachthemen ab. Im Sinne der erforderlichen Unabhängigkeit kann auch die fachliche und organisatorische Vorbereitung durch das externe AR-Büro geleistet werden.

Datensicherheit und Effizienz: Digitalisierung bietet große Vorteile

Welche Organisationsform auch gewählt wird, die Einbindung digitaler Board-Kommunikationslösungen verbessert die Abläufe in der Vorbereitungsphase einer AR-Sitzung, erleichtert Abstimmprozesse und steht für Datensicherheit in der Kommunikation mit Externen. Die Zukunft der Gremienbetreuung wird ohne Digitalisierung nicht auskommen.

Gabriele Bornemann ist geschäftsführende Gesellschafterin der Management Alliance GmbH, zertifizierter Lehrgangsanbieter der Deutschen Börse AG zur Qualifizierung von Aufsichtsräten sowie Anbieter externer Corporate Secretary Lösungen. www.managementalliance.de