13 Jun Das Beste aus beiden Welten
Last Updated on 2021-06-13
Brigitta Schwarzer
Hybride Besprechungen kombinieren die Vorteile von Präsenz- und Online-Teilnahme: warum das die Zukunft ist und welche Voraussetzungen gegeben sein müssen.
Wegen der Corona-Pandemie wechselten ab März 2020 weltweit Millionen Menschen von einem Tag auf den anderen ins Home-Office. Die Verlagerung von Büroarbeitsplätzen in die eigenen vier Wände hat – abgesehen von anfänglichen Problemen – in den meisten Unternehmen erstaunlich gut funktioniert. Nun, da die Infektionszahlen sinken und immer mehr Menschen geimpft sind, wäre theoretisch eine Rückkehr ins traditionelle Büro möglich. Doch die Zukunft, darüber sind sich fast alle Experten einig, dürfte dem hybriden Arbeiten, also einem Nebeneinander von Tätigkeit im Büro und im Home-Office, gehören. Viele große Unternehmen haben sich bereits für ein Mischmodell entschieden. So können die weltweit rund 160.000 Mitarbeiter von Microsoft zukünftig bis zu 50 Prozent von zu Hause aus arbeiten. Bei Siemens besteht für die Mitarbeiter die Option, zwei bis drei Tage pro Woche im Home-Office zu arbeiten. Ähnlich ist es beim Software-Konzern SAP.
Mitarbeiter schätzen Flexibilität
Hybrides Arbeiten wird also künftig unseren Arbeitsalltag prägen. So erwarten laut einer gemeinsam von Microsoft, Boston Consulting und KRC Research durgeführten Umfrage neun von zehn Führungskräften in Deutschland, dass der Großteil der Beschäftigten auch nach der Pandemie weiterhin hybrid arbeiten möchte. Vor allem für jüngere Menschen ist der Nine-to-five-Job mit Anwesenheitspflicht alles andere als attraktiv, sie schätzen Flexibilität und Selbstbestimmung. Während der Corona-Pandemie hat sich auch gezeigt, dass die Produktivität durch Remote-Arbeit nicht beeinträchtigt wird, teilweise sogar gestiegen ist. Gestiegen ist allerdings auch das Stress- und Burn-out-Risiko.
Während der vergangenen Monate wurden coronabedingt Besprechungen vorwiegend rein digital abgehalten. Sogar die EU-Staatschefs absolvierten ihre traditionellen Gipfeltreffen per Videoschaltung. Profitiert hat von den vielen Online-Meeting u. a. der Video-Konferenzdienst Zoom, dessen Umsatz sich zuletzt verdreifachte. Künftig dürften sich zumindest in der Wirtschaft für Meetings die Hybrid-Variante, also eine Verbindung zwischen der realen und der digitalen Welt, durchsetzen. Bei diesem Format sind einige der Teilnehmer physisch anwesend, die anderen nehmen online teil.
Wenn Setting, technische Ausstattung sowie Software „passen“, werden sich hybride Meetings von realen bald kaum mehr unterscheiden. Jene Personen, die virtuell teilnehmen, erscheinen dann künftig nicht winzig auf dem Bildschirm, sondern sind in voller Körpergröße und dreidimensional zu sehen. Damit sind sie besser in die Kommunikation mit physischen Teilnehmern und untereinander eingebunden.
Spart Zeit und Kosten
Die Vorteile liegen dabei auf der Hand: Nicht für jede Konferenz, die oft nur wenige Stunden dauert, ist es notwendig, dass alle Teilnehmer tatsächlich physisch anwesend sind. Wer virtuell bei einem Meeting dabei ist, erspart sich lange Anfahrtswege, die Reisezeit fällt ebenso weg wie die Reisekosten. Steigt man von seinem Heimbüro aus bei einem Meeting ein, hat man alle Unterlagen parat und kann seinen eigenen Arbeitsplatz nützen. Erwiesen ist auch, dass bei hybriden Meetings meist eine höhere Sprechdisziplin herrscht.
Neben der technischen Ausstattung müssen für virtuelle Meetings auch die organisatorischen Voraussetzungen stimmen. Der virtuelle Konferenzraum sollte für alle Teilnehmer schon eine gewisse Zeit vor Meeting-Beginn geöffnet werden. Dann können sich alle Teilnehmer, egal ob persönlich anwesend oder digital zugeschaltet, austauschen oder miteinander fachsimpeln. Das stärkt den Teamgeist.
Auf gute Planung, Agenda und Moderator achten
Ganz wichtig sind gute Planung im Vorfeld, eine Agenda, die allen Teilnehmern den Überblick sichert, sowie eine Person, welche die Besprechung moderiert. Das muss kein professioneller Moderator sein, die Aufgabe kann auch von einer Führungskraft übernommen werden. Wichtig ist vor allem, dass alle Beteiligten – sowohl die vor Ort als auch die im Home-Office – entsprechend mitgenommen werden, sich einbringen können und niemand auf der Strecke bleibt. Sollten während des Meetings technische Probleme auftauchen, sollte für deren schnelle Lösung jemand verantwortlich sein.
Für viele Konferenzteilnehmer sind das Netzwerken vor der Veranstaltung oder in den Pausen und der persönliche Austausch in kleinen Gruppen wichtiger als die Vorträge selbst. Wenn die Technik soweit ist, dass die online zugeschalteten Personen groß auf dem Schirm erscheinen, kann das auch bei hybriden Veranstaltungen funktionieren. Dann sind z.B. Break outs zwischen mehreren virtuell Teilnehmenden oder „gemischten“ Gruppen gut und auf Augenhöhe möglich – vielleicht sogar inklusive einer Tasse Kaffee oder einem Glas Wein….